Тайм-менеджмент. Возможно ли управлять временем?

Кто из нас не сталкивался с такой проблемой, как нехватка времени? У кого не возникал вопрос о том, почему в сутках всего 24 часа? Вам нужно скорее завершать проект — поджимают сроки. Начальник требует немедленно сдать годовой отчет. Что вы делаете? Резко бросаете все свои второстепенные дела, которыми были заняты до этого, и начинаете работать.

Да, но далеко не всегда вы таким образом достигнете желаемых результатов. А если вы человек ленивый, будет проще убежать от проблемы, вместо того чтобы собрать все свои силы и решить ее. Но как же эти силы «собрать»? Ведь их еще найти надо… А возможно ли вообще избежать попадания в такие неприятные ситуации?

Останавливать время могут только волшебники, продлить сутки хоть на час тоже не каждому по силам, но управлять временем, своим личным временем, вполне возможно. И это «управление временем», по-другому «тайм-менеджмент» (от англ. time management), основывается далеко не на магии, где все просто.

Управление временем — технология организации времени и повышения эффективности его использования. Пожалуй, это одно из самых точных определений тайм-менеджмента. Разберемся с ним конкретнее.

1. Технология организации времени. На чем же она основывается? В первую очередь на умении планировать свое ближайшее будущее. Существует прекрасное правило 6 «П»: Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели. Если вы хотите быть человеком продуктивным, запомните это правило на всю жизнь и следуйте ему! Каждый вечер устраивайтесь в кресле поудобнее, берите ежедневник (который вам теперь необходим) и составляйте план завтрашнего дня. Делать это нужно постепенно:

Запишите все, что вам следовало бы сделать завтра. Внимательно изучите список дел. Постарайтесь расставить приоритеты. Для этого можно использовать, например, буквы «А», «В» и «С» — наиболее важные, промежуточные и наименее важные, соответственно. Классификацию можно расширить такими группами, как «важные и срочные», «важные, но не срочные». Тем самым вы облегчите себе выполнение следующего пункта. Распределите все дела по времени, соблюдая приоритеты.

В общем, все не так сложно. Однако часто возникают трудности с распределением всех дел по часам, особенно дел категорий «В». С «А» все более-менее понятно — чем раньше выполнишь, тем лучше. Дела «С» многие вообще выкидывают из своего списка, т.к. чаще всего в группе «С» оказываются так называемые «пожиратели времени», но о них чуть позже. А вот с «В» все гораздо сложнее — все дела этой категории одинаково важны, так как же понять, какое лучше выполнить раньше?

Есть вариант разделить группу «В» на более мелкие подгруппы: предположим, «В1», «В2» и т. д. Также можно примерно расположить дела «В» по часам, а уже завтра, в рабочем порядке, при необходимости менять их местами. Это своего рода форс-мажор, который, кстати, может случиться и с делами категории «А». Поэтому хорошо бы иметь запасной, так скажем, план действий.

2. Повышение эффективности использования времени. Как же повышать эффективность? Прежде всего, необходимо постоянно за ней следить. Для этого целесообразно использовать такую технику, как «Хронометраж». Основная цель состоит в том, чтобы определить, на что тратится ваше время, и выявить «пожирателей времени» (любые отвлекающие от основной деятельности объекты), дабы знать врага в лицо. Техника очень проста, тем не менее, и тут возникают трудности:

Как только вы проснулись, берите листочек (лучше завести отдельную тетрадь) и записывайте все, что вы делаете, указывая потраченное время и делая пометки. Например:

10:00 — 12:00 — составил годовой отчет (2 часа, категория «А»);

12:00 — 12:30 — выпил кофе, пообщался с коллегами (30 минут, категория «С»);

12:30 — 13:30 — пообщался в соцсетях с друзьями на темы, не относящиеся к работе (1 час, категория «С» — пожиратель времени!)

В конце дня внимательно изучите свой хронометраж и выясните, на что вы тратите больше времени. Сделайте вывод.

Для этого достаточно ответить на вопросы:

Почему вы так много времени потратили на это дело? Стоит ли результат потраченного времени? Можно ли сократить время так, чтобы результат не стал хуже?

Ответив на эти вопросы, вы поймете, что отнимает у вас большую часть времени, влиянию каких «пожирателей времени» вы подвержены. Результат может оказаться немного шокирующим, ведь многие и не подозревают о том, сколько времени они тратят на совершенно бесполезные дела.

На чем основывается тайм-менеджмент, мы разобрались. Теперь немного подробнее о «пожирателях времени», или хронофагах, которых в наше время и не счесть. Думаю, чтобы смысл этих пугающих слов стал понятен, достаточно будет перечислить, что относится к этим вечно голодным «существам». Самые распространенные:

компьютерные игры; непродуктивное общение в соцсетях; просмотр телевизора (непознавательных программ); сон (больше 7 часов в день); депрессии, стрессы.

Все это поглощает людей потому, что они не могут четко поставить цель, правильно расставить приоритеты, привыкли откладывать дела на потом, по-другому это называется прокрастинация. Думаю, ее можно сравнить с курением. Только курение наносит урон здоровью, а «синдром откладывания» — вашей успешности и продуктивности. С «пожирателями времени» можно и нужно бороться. Никто не говорит, что вам необходимо отказаться от общения с друзьями, просмотра любимых сериалов. Без общения и отдыха человек существовать не способен, но это не значит, что все его время должно уходить только на дружеские посиделки и сон.

Если вы хотите стать продуктивным человеком, тайм-менеджмент должен стать неотъемлемой частью вашей жизни, ибо без способности управлять своим временем вы вряд ли достигнете желаемых результатов.

Книги по тайм-менеджменту:

Брайан Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!» Стивен Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» Книги Глеба Архангельского